Comment nos experts ont réduit à zéro un backlog de plus de 600 systèmes dans un environnement de R&D vaccins 

De l’expertise technique au management d’équipe 

Depuis son arrivée chez ALTEN en 2021 en tant que Senior Consultant, Gloria Ricci a évolué vers des fonctions de Chef de Projet puis de Team Leader, développant son expertise aussi bien dans le pilotage de projets que dans le management d’équipes.

Aujourd’hui, elle encadre une équipe de 15 consultants accompagnant le même client sur des sites de R&D et de Production. Au fil des années, Gloria a participé à de nombreux projets, notamment la mise en place de nouveaux systèmes de surveillance en environnements classifiés, des programmes de remplacement d’équipements et la modernisation de machines d’inspection afin de répondre aux exigences réglementaires. Mais un projet en particulier a marqué son parcours chez ALTEN.  

Une mission majeure d’intégrité des données en R&D vaccins 

En 2023, ALTEN a été sollicitée pour mener un vaste programme de remédiation en intégrité des données sur des systèmes utilisés en recherche au sein d’un site de R&D vaccins. Cette mission comportait un défi supplémentaire : un autre prestataire travaillait déjà sur le projet depuis un an sans avoir obtenu les résultats attendus.  

“ L’objectif était d’apporter une nouvelle approche et de démontrer un haut niveau de professionnalisme, afin de traiter l’ensemble du retard accumulé sans perturber les activités quotidiennes.”

L’objectif consistait à évaluer et corriger les écarts liés à l’intégrité des données sur plusieurs systèmes de recherche, tout en garantissant une conformité totale aux exigences réglementaires, notamment aux principes ALCOA+. Dans le même temps, les activités courantes telles que la gestion des incidents, les revues périodiques et la coordination des parties prenantes devaient se poursuivre sans interruption.  

Au-delà des aspects techniques, le projet nécessitait également une collaboration étroite avec plusieurs équipes transverses, notamment les équipes IT, Assurance Qualité et les équipes de laboratoire. Un autre enjeu majeur consistait à mettre en place des procédures et des modèles de gouvernance améliorés afin de créer un cadre durable pour l’avenir.  

Pour atteindre cet objectif, ALTEN a constitué une équipe dédiée composée d’un Chef de Projet, de deux Team Leaders et de trois Techniciens Validation. Cette organisation a permis de gérer un grand nombre de systèmes de manière standardisée, en appliquant la même méthodologie dans les différents environnements et en garantissant une approche homogène tout au long du programme. 

Mettre en place une approche structurée 

En tant que Chef de Projet, Gloria Ricci était responsable du suivi des livrables de l’équipe, du respect du calendrier du projet et du contrôle qualité de l’ensemble des activités, conformément aux procédures internes et aux principes ALCOA+.  

Le projet a été organisé en plusieurs phases. Une première étape d’évaluation a permis d’analyser le retard accumulé et d’identifier les priorités. Elle a été suivie des activités de remédiation, puis d’une phase de stabilisation destinée à garantir la pérennité de l’organisation mise en place et l’autonomie du client. 

Pour Gloria, la structuration du projet et la communication ont été des facteurs clés de réussite. 

“J’ai élaboré un plan de projet structuré à l’aide de diagrammes de Gantt, ce qui nous a permis de définir clairement les échéances, les priorités et les dépendances entre les différentes actions de remédiation.”

Durant les phases les plus critiques, des réunions quotidiennes ont été mises en place avec les principales parties prenantes afin de maintenir l’alignement des équipes, de résoudre rapidement les points bloquants et de conserver la dynamique du projet. À mesure que celui-ci progressait, la gouvernance a évolué et la fréquence des réunions a été réduite, permettant un mode de fonctionnement plus efficace et durable.  

Le projet reposait également sur une collaboration étroite entre de nombreux acteurs, notamment les responsables métier, les responsables techniques, les équipes Assurance Qualité, les responsables d’équipements et l’équipe Validation globale.  

Grâce à une planification rigoureuse, une gouvernance solide et une collaboration étroite avec l’ensemble des parties prenantes, l’équipe a progressivement stabilisé le projet, repris le contrôle du backlog et posé les bases d’un cadre pérenne de gestion de l’intégrité des données. 

L’importance de la confiance dans la réussite d’un projet 

Si l’expertise technique était indispensable, Gloria Ricci estime que la réussite d’une mission de conseil repose tout autant sur la capacité à instaurer une relation de confiance. Rejoindre un projet déjà lancé exige en effet de comprendre rapidement l’environnement du client, ses attentes et ses méthodes de travail.  

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“La valeur ajoutée d’un consultant ne repose pas uniquement sur ses compétences techniques. Elle réside également dans sa capacité à inspirer confiance au client et à le mettre en confiance.”

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Son approche repose sur l’écoute, la compréhension des préoccupations du client, l’adaptation à ses habitudes de travail et la mise en place progressive de conditions favorisant une collaboration plus autonome et plus efficace.  

Reprendre le contrôle de l’intégrité des données 

Les efforts de l’équipe ont permis d’obtenir des résultats significatifs et mesurables. En douze mois, ALTEN a réussi à réduire le backlog de plus de 600 systèmes à zéro, tout en assurant la continuité des opérations pendant toute la durée du projet. Les autres réalisations majeures comprennent : 

• Une traçabilité à 100 % et une documentation prête pour les inspections 
• Une conformité totale aux principes ALCOA+ pour l’ensemble des activités 
• Une amélioration de la qualité et de la traçabilité des données 
• Un engagement renforcé des parties prenantes et une meilleure collaboration transverse 
• Un modèle opérationnel évolutif capable de soutenir les activités futures.

Au-delà des améliorations opérationnelles, le projet a permis de rétablir la confiance des parties prenantes et d’offrir au client une approche plus structurée de la gestion de l’intégrité des données.  

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“Avant notre collaboration, le client ne maîtrisait plus son processus d’intégrité des données. Grâce au projet, nous avons mis en place une organisation solide et structurée qui lui permet aujourd’hui d’accéder facilement à l’ensemble des informations relatives à l’état de ses systèmes.”

Le projet a été mené dans les délais prévus, avec une résorption complète du backlog, une amélioration de la conformité et la mise en place d’un cadre de gestion de l’intégrité des données plus efficace et plus robuste. Ce succès a non seulement conduit au renouvellement de la collaboration, mais a également posé les bases d’un partenariat qui se poursuit encore aujourd’hui. 

La leçon derrière cette réussite 

Pour Gloria Ricci, cette combinaison d’expertise, de maîtrise et de confiance a constitué l’un des principaux facteurs de réussite du projet et a permis de transformer une situation complexe en partenariat durable. Avec le recul, la plus grande leçon de cette expérience ne concerne pas uniquement les processus ou les méthodologies, mais également les relations humaines.  

“Construire une relation de confiance solide demande du temps et de la constance. Cette confiance se bâtit non seulement grâce à de solides compétences techniques, mais aussi grâce à la capacité à gérer des situations sous forte pression sans transmettre son stress ou sa frustration au client.”

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